lundi 21 février 2011

Interrogations sur l'envoi d'une lettre recommandée par courrier électronique pour la conclusion d'un contrat

La lecture du décret n° 2011-144 du 2 février 2011 relatif à l'envoi d'une lettre recommandée par courrier électronique pour la conclusion ou l'exécution d'un contrat soulève quelques interrogations...

En effet, l'article 2 dispose :

"Le tiers chargé de l'acheminement de la lettre recommandée électronique renvoie par courrier électronique à l'expéditeur une preuve de son dépôt. Outre les informations mentionnées à l'article 1er du présent décret, ce document contient les informations suivantes :

― le numéro d'identification de l'envoi ;

― la date et l'heure du dépôt électronique du message ;

― le cas échéant, l'identification du prestataire de services postaux chargé de la remise de la lettre recommandée imprimée sur papier : sa raison sociale, son adresse postale et de courrier électronique.

Le tiers chargé de l'acheminement de la lettre recommandée électronique doit conserver pendant un an ces informations, ainsi que le document original électronique et son empreinte informatique. L'expéditeur a accès, sur demande au tiers chargé de l'acheminement de la lettre recommandée électronique, à ces informations ainsi qu'à la lettre recommandée électronique et à son empreinte informatique. Il peut en obtenir une copie pendant un délai d'un an."

Il est clairement précisé que le tiers chargé de l'acheminement garde la copie originale du courrier électronique. L'expéditeur peut la consulter sur demande, et peut en demander une copie.

Or, le décret en question envisage l'envoi de lettre recommandée électronique pour la conclusion d'un contrat ou pour son exécution. Pour la conclusion d'un contrat de marché public, il s'agit en l'occurence de notifier au titulaire l'acte d'engagement signé par le pouvoir adjudicateur, avec ses annexes. Dans cette hypothèse, c'est bien le tiers chargé de l'acheminement qui disposera de l'original du courrier de notification et de son accusé de réception.

Dès lors, il se pose les questions suivantes :

- le tiers peut délivrer une copie de l'original pendant une durée d'un an : celà signifie-t-il qu'il peut détruire ce courrier original au terme de ce délai ? Ou bien est-il tenu à une durée légale de conservation des fichiers ? En cas de destruction, il restera au mieux au pouvoir adjudicateur une copie de ce courrier, s'il en a fait la demande.

- le tiers doit donner accès au pouvoir adjudicateur pour consulter l'original du courrier, et le cas échéant, lui délivrer une copie. Poura-t-il faire payer ces services au pouvoir adjudicateur ? A priori, rien dans le décret ne l'interdit.

- le tiers peut être une société. Si cette société venait à disparaître (exemple, une liquidation judiciaire), qu'adviendra-t-il des courriers électroniques qu'elle aura gardée ? Disparaîtront-ils ou bien devront/pourront-ils être rachetés par le pouvoir adjudicateur auprès du liquidateur judiciaire ?

Il est tout de même surprenant que le tiers chargé de l'acheminement soit chargé de la conservation des originaux, car il s'agit, certes de courriers, mais aussi de preuves des différents actes pris par les pouvoirs adjudicateurs ou de titulaires de marchés publics à l'occasion de la passation ou de l'exécution des marchés publics. Ces courriers ont une importance, notamment dans le cadre des contentieux de marchés pour prouver les dates certaines de ces actes. C'est pourquoi les pouvoirs adjudicateurs veillent en général à conserver les originaux.

Le fait de les confier à des tiers fragilise, à notre sens, leur conservation et leur production devant le juge administratif. N'oublions pas que des contentieux de marchés publics peuvent survenir bien au-delà de la durée de conservation prévue par le décret du 2 février 2011.

Enfin, il faut rappeler que les services d'archives ne conservent, dans les dossiers de marchés publics qui leur sont confiés, que les originaux des documents. Les copies sont généralement proscrites. Même s'il est électronique, l'original des courriers doit figurer dans les dossiers électroniques de marchés publics.

Aucun commentaire: