vendredi 11 janvier 2008

Collectivités territoriales et archivage des dossiers de marchés dématérialisés

Il doit être rappelé que les dispositions relatives aux archives (Code du patrimoine : article L.211-1 et suivants ; L.212-1 et suivants) s’appliquent aux documents quel que soit leur support matériel, y compris aux documents électroniques. Les documents dématérialisés ne sont donc pas soumis à des règles d’archivages spécifiques.

Le vade-mecum juridique sur la dématérialisation des marchés publics nous informe également que (article 13.2.2) :

« Pour les marchés des services et des établissements publics de l’Etat, ce sont les services eux-mêmes qui sont chargés, sous le contrôle des services publics d’archives, de l’archivage électronique des dossiers de marchés durant le temps de la DUA. A l’issue de cette DUA, les services publics d’archives prennent en charge l’archivage des documents destinés à être conservés définitivement.

Cependant, durant la période de la DUA, les services qui ne pourraient pas prendre en charge cet archivage peuvent faire appel, sous le contrôle et avec l’autorisation des services publics d’archives (modalités explicitées dans la circulaire conjointe des ministres de l'Intérieur et de la Culture AD 97-1 du 16 janvier 1997) à des sociétés privées d’archivage.

Pour les services et les établissements publics des collectivités territoriales, la procédure est identique à la différence près que l’intervention d’un prestataire extérieur devra respecter l'article R. 1421-2 du code général des collectivités territoriales qui leur fait obligation de conserver leurs documents, durant le temps de la DUA, dans des bâtiments publics. »

L’article R.1421-2 du CGCT auquel il est fait référence prévoit :

« Le contrôle scientifique et technique sur les archives des collectivités territoriales est exercé au nom de l'Etat par les services et agents mentionnés aux 1º, 2º et 4º du III de l'article 2 du décret du 3 décembre 1979 susmentionné.

Les directeurs des services départementaux d'archives et agents de l'Etat mis à disposition des départements chefs-lieux de région assurent le contrôle sur les archives régionales telles qu'elles sont définies à l'article L. 1421-1. »

Ce renvoi à l’article R.1421-2 peut prêter à confusion, puisque ses dispositions traitent du contrôle scientifique et technique sur les archives des collectivités territoriales.

Il faut en réalité se reporter à l’article R.1421-4 qui, pour sa part, institue l’obligation pour les collectivités de garder leurs archives, pendant la période d’utilité administrative, dans un bâtiment public :

« Les fonctionnaires mentionnés à l'article R. 1421-2 s'assurent que les collectivités territoriales conservent leurs archives dans un bâtiment public et que la consultation par le public s'exerce exclusivement dans ce bâtiment.

Ils s'assurent également des mesures prévues par les collectivités territoriales pour la préservation de leurs archives en cas de péril. Ils leur notifient les conclusions de ces contrôles. »

Par voie de conséquence, il est admis que les collectivités territoriales puissent confier une prestation d’archivage de leurs dossiers de marchés publics dématérialisés à un prestataire externe.

Cependant, cette prestation est conditionnée : les archives doivent être impérativement conservées, durant leur période d’utilité administrative, dans un bâtiment public appartenant à la collectivité (archives), et doivent pouvoir être consultées par le public dans ce même bâtiment.

Ainsi, les documents relatifs aux candidatures et aux offres retenues et non retenues ne pourraient être archivés dans les locaux ou dans un « espace numérique » appartenant à un prestataire privé.

Jean-Sébastien Pietri
Juriste territorial

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